怎樣進(jìn)行項目群管理

項目群是為獲得附加收益而統(tǒng)一管理的一組項目。
　　項目群管理就是協(xié)調(diào)對多個項目的管理和為項目安排優(yōu)先級以獲得附加收益的過程。附加收益可能來自：
　　1、去除項目之間的接口帶來的風(fēng)險;
　　2、通過安排資源的相關(guān)優(yōu)先級次序來成功地完成項目;
　　3、降低管理工作量。
　　項目群是組織得以執(zhí)行其戰(zhàn)略的工具，很多組織因為沒有管理好資源選擇過程而不能實現(xiàn)其戰(zhàn)略。
　　中小型項目可能碰到的問題：1、項目得不到足夠的重視，因為收益不如大項目大;2、小組織不采取正式的項目管理;3、項目管理軟件著重于關(guān)鍵路徑分析和時間管理而不是管理能力;4、由職位相對較低的經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，在爭取資源時沒有優(yōu)勢;5、可能占組織全部管理成本的較大比例，增加了管理的壓力;6、抵抗風(fēng)險的能力不足，小的風(fēng)險可能就受大較大的打擊;7、項目時間短，補(bǔ)償和恢復(fù)打擊的機(jī)會更小;8、中小型項目之間的較多接口增加了項目風(fēng)險。
　　協(xié)調(diào)項目有5步：識別項目之間存在的聯(lián)系;將項目分組為項目群以便將項目間聯(lián)系的數(shù)量減到最小;確定項目關(guān)聯(lián)處的影響;將聯(lián)系劃分為主次;制定管理主要聯(lián)系的計劃。
　　我們不可能把所有的管理權(quán)都交給計算機(jī)，你必須保留管理的控制權(quán)。
　　為項目劃分資源的優(yōu)先級次序有6步：為單個的項目編制計劃;計算單個項目的資源需求;把每個項目放到項目的主進(jìn)度中;根據(jù)每個項目對資源的需求和項目群的總體目標(biāo)的貢獻(xiàn)為每個項目指定優(yōu)先級;在項目主進(jìn)度中為項目指定時間窗口和資源窗口;在窗口內(nèi)管理每個項目。
　　根據(jù)項目類型調(diào)整管理程序以達(dá)到更好的結(jié)果，改進(jìn)一致性有很多好處：一個有一致性的報告體系可以為所有項目做出可供比較的進(jìn)展報告;資源需求可以進(jìn)行一致的計算，以利于對資源約束的管理;人員可以在項目之間調(diào)動而不必重新學(xué)習(xí)新的管理方法;小項目可以作為未來大型項目經(jīng)理的培訓(xùn)場所。
　　中小型項目的管理側(cè)重跨項目的資源的優(yōu)先級次序，同時小項目無力承受那些大型項目的繁雜管理程序;大項目的管理的重點是協(xié)調(diào)一系列復(fù)雜的活動和平衡跨這些活動的資源，以使得關(guān)鍵活動及時進(jìn)行，對數(shù)據(jù)管理的要求更高;在超大項目的管理中，重點是協(xié)調(diào)跨幾個子項目的人員的活動，并管理相當(dāng)大的風(fēng)險。
　　這可以通過以下方法實現(xiàn)：在綜合層統(tǒng)一的模型基礎(chǔ)上為所有項目編寫的項目定義報告;在策略層為所有項目編制里程碑計劃和職責(zé)表;在戰(zhàn)術(shù)層根據(jù)項目類型調(diào)整項目計劃。
　　項目支持辦公室的作用是：維護(hù)主項目計劃和項目群計劃;維護(hù)全公司的資源計劃;為項目啟動過程提供資源數(shù)據(jù);發(fā)布工作單和總料單;為控制過程提供便利(管理控制過程，把項目人員從繁雜的管理程序中解脫出來，使得他們能夠?qū)Ｐ挠陧椖抗ぷ鳎�這包括：推進(jìn)、接收、加工傳閱型文檔;分析過程信息的結(jié)果;進(jìn)行假設(shè)分析;與相關(guān)的經(jīng)理修訂計劃;為下一個周期發(fā)布任務(wù)單);發(fā)布進(jìn)度報告;文檔控制和配置管理(保留進(jìn)度報告庫、記錄客戶與承包商之間的往來信件——往來函統(tǒng)一出入口、關(guān)注項目人員之間的溝通、維護(hù)質(zhì)量控制和配置管理的記錄、監(jiān)控設(shè)計信息向工地或承包商的發(fā)送、問題管理);列出例外情況報告;采購和管理分包;維護(hù)和客戶的接口;履行職責(zé)。
　　項目支持辦公室的人員可能有：計劃編制員;管理人員;成本控制員;材料計劃員;采購、加工和文件發(fā)布員;合同管理員。
    項目管理程序和系統(tǒng)
　　管理程序手冊是質(zhì)量保證的關(guān)鍵部分。它們的目的是提供：管理過程的指導(dǎo);方法的一致性;編制公司資源計劃;通用的術(shù)語;培訓(xùn)新員工;向客戶講解演示管理程序;質(zhì)量鑒定。
　　管理程序手冊顯示項目管理生命周期中將輸入轉(zhuǎn)變?yōu)檩敵龅倪^程。為此，其內(nèi)容應(yīng)該為：引言(手冊的結(jié)構(gòu)和目的);項目策略說明(采取的項目管理方法和依據(jù)的基本原則，描述項目模型，介紹要遵循的生命周期的各階段，并解釋為什么采取這些階段;還解釋對項目管理職能進(jìn)行管理的必要性和管理風(fēng)險的必要性);管理過程(講述項目生命周期的每一階段要遵循的管理程序，列出了輸入、輸出及其要素，并按次序列出了要將輸入轉(zhuǎn)化為輸出需要的管理過程);支持性管理程序;空白表格和實例。
　　有各種各樣的標(biāo)準(zhǔn)管理程序，包括PRINCE2、ISO10006和PMI的PMBOK。這些標(biāo)準(zhǔn)管理程序常常就管理程序設(shè)計和內(nèi)容提出建議而不是具體的解決方案。
　　項目管理信息系統(tǒng)為項目管理程序和數(shù)據(jù)管理提供計算機(jī)支持。一個項目管理信息系統(tǒng)要回答的問題是：有關(guān)結(jié)果的問題;有關(guān)進(jìn)度的問題;有關(guān)成本和資源的問題。
　　項目管理信息系統(tǒng)的關(guān)鍵要素是計劃編制系統(tǒng)和控制系統(tǒng)。計劃編制系統(tǒng)存儲數(shù)據(jù)，控制系統(tǒng)回答問題。
　　常用軟件包類型包括：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);計劃評審技術(shù)(PERT)系統(tǒng);成本和資源管理系統(tǒng);應(yīng)用管理程序生成器。
　　實施系統(tǒng)的關(guān)鍵步驟是：分析和編制商業(yè)計劃(進(jìn)行診斷審核，知道自己現(xiàn)在在做什么和該方法的優(yōu)缺點;制定使用系統(tǒng)的商業(yè)目標(biāo);編寫需求說明書SOR);實施改進(jìn)項目(項目管理程序的實施;項目管理信息系統(tǒng)的選擇和實施;培訓(xùn)與管理程序和系統(tǒng)有關(guān)的人員);在項目管理中實施最佳實踐(編寫項目手冊;建立項目管理功能;獲得有能力的人員;實施管理程序);選擇和實施系統(tǒng)(設(shè)計和選擇;系統(tǒng)調(diào)試及改進(jìn);實施小規(guī)模實驗計劃;系統(tǒng)應(yīng)用)。
　　應(yīng)用項目管理系統(tǒng)的一些風(fēng)險：1、系統(tǒng)為了滿足需要而過于復(fù)雜;2、人們使用系統(tǒng)只是因為他們誤認(rèn)為系統(tǒng)也是項目管理中的必要部分;如果忽視現(xiàn)實情況，人們會認(rèn)為項目管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)和信息比實際的事件更可信;4、對系統(tǒng)的培訓(xùn)可能不足而不能充分使用系統(tǒng)的功能。
　　項目健康檢查和審核
　　項目審核側(cè)重三個方面：1)檢查設(shè)計正確與否，保證結(jié)果(項目目標(biāo))的正確性;2)保證項目管理過程的正確性;3)總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，提高項目運作的效率。
　　有3種類型的審核：檢查設(shè)計有效性的項目評估審核;檢查正在進(jìn)行的項目是否健康的內(nèi)部審核;發(fā)現(xiàn)為何出錯的完工后審核。
　　收集有效的數(shù)據(jù);使用數(shù)據(jù)來編寫管理報告;使用這些報告來采取及時有效的措施以保證項目達(dá)到質(zhì)量、成本和時間目標(biāo)。我覺得這段描述可用于企業(yè)流程調(diào)研與改進(jìn)。
　　項目團(tuán)隊自己進(jìn)行的非正式的內(nèi)部審核稱為健康檢查。組織外顧問所做的評審稱為審核。
　　建議兩種類型的健康檢查：1、對項目能力的診斷，檢查工作環(huán)境對項目管理的支持情況;2、失敗/成功診斷，保證項目遵循了第4章提出的原則。
    審核的7個步驟：進(jìn)行訪談(準(zhǔn)備好關(guān)心的問題，先向被訪者做個簡單說明，然后讓他們自由回答，采訪時注意確保所有的話題都已涉及;你如果讓他們自由的說，他們最終一定會說出實話，要避免一問一答的模式)、分析數(shù)據(jù)、對管理報告抽樣、根據(jù)最佳實踐標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較、如果必要重復(fù)1-4步、識別管理方法的優(yōu)缺點、定義改進(jìn)的機(jī)會。
　　項目經(jīng)理和項目團(tuán)隊
　　項目團(tuán)隊是為了實現(xiàn)項目目標(biāo)而根據(jù)一組價值觀或行為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合作，彼此認(rèn)同的一群人。
　　項目團(tuán)隊有3個層次：主要小組、次要小組和外圍人員，外圍人員有3類：顧問人員、用戶及項目相關(guān)者、消費者。
　　團(tuán)隊形成有5個階段：形成、震蕩、正規(guī)、出成效、終結(jié)。
　　項目經(jīng)理可以采用正式的啟動過程如啟動專題會來縮短形成、震蕩、正規(guī)這3個階段。
　　團(tuán)隊效能的指標(biāo)：出勤率，包括低的缺席率、生病、事故率、工作中斷和職工流動率;目標(biāo)明確性，確定、理解和實現(xiàn)個人目標(biāo);理解小組目標(biāo);團(tuán)隊每一成員對小組的作用有清晰的認(rèn)識;高質(zhì)量的輸出，對實現(xiàn)目標(biāo)的承諾，尋求真正的解決方案，用知識和技巧解決分析關(guān)鍵問題，尋求被廣泛驗證過的成熟解決方案;強(qiáng)的團(tuán)隊協(xié)作氛圍：成員之間開放、相互信任，分享思想和知識，擁有共同的目標(biāo)，團(tuán)隊會議活潑且具有建設(shè)性。
　　對知識分子有效的并且可以在項目生命周期中用來激發(fā)團(tuán)隊動力的因素有5個。它們是：目的、積極主動、分享收益、個人發(fā)展、專業(yè)上的認(rèn)可。
　　項目領(lǐng)導(dǎo)通過ethos、pathos和logos來鼓舞人心，而不僅僅依靠logos。Ethos是項目領(lǐng)導(dǎo)確定的基本價值觀，項目領(lǐng)導(dǎo)必須向團(tuán)隊展示出他有值得大家努力的價值觀和信仰;pathos是項目領(lǐng)導(dǎo)和團(tuán)隊的關(guān)系。項目領(lǐng)導(dǎo)必須用其價值觀說服團(tuán)隊，而且與團(tuán)隊建立關(guān)系，團(tuán)隊就容易照章管理。
　　有效的項目經(jīng)理具備6個特征：解決問題的能力和以目標(biāo)為導(dǎo)向;有精力和主動性;自信的項目領(lǐng)導(dǎo);洞察力;溝通能力;談判能力。
　　項目經(jīng)理可以采用以下4種風(fēng)格之一：民主式的、獨裁式的、官僚體制式的、放任自由式的。
　　項目經(jīng)理需要采取一種與項目階段相適應(yīng)的管理風(fēng)格。
　　技術(shù)能力(追求完美，而完美是好的敵人)、官僚方式遵照最佳實踐應(yīng)用、銷售員式的管理風(fēng)格(注重表面和包裝，不善于指揮完成項目)適度采用是優(yōu)勢，但若過度使用則是缺點。(項目管理者聯(lián)盟)
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